Committee members
行政管理委員會
行政管理委員會應進行確保扶輪社有效運作之有關活動、協助社長執行社長的行政管理責任、以增進扶輪社營運的效能。
作為社長當選人,有下列扶輪社行政管理責任:
- 指派扶輪社行政管理委員會委員,並和他們會商,以擬定一個行動計畫來執行本社的行政管理責任。
- 透過研讀本社目前的章程及細則來了解本社行政管理的政策及程序。
- 遵守地區與國際扶輪所有行政管理規定。
- 訂定委員會目標,以達成扶輪社未來一年的目標。
- 籌備扶輪社每週例會及特別節目
- 編製扶輪社社刊
- 協助扶輪社秘書追蹤出席狀況
- 進行與扶輪社有效運作相關的其他活動
社務服務是扶輪社結構的最重要部份,因為如果一個扶輪社的社務功能不健全,其他四大服務便很難展開工作。
社務服務的目在於協助社長行政管理成功。社員要經常出席例會、輔導新社員、參與扶輪社聯誼、參加各項計劃、在委員會及理事會任職服務、並在外界的活動中代表扶輪社,才能使扶輪社的行政管理成功。扶輪社員有義務加強他們的扶輪社,所以必須鼓勵所有扶輪社員參與社務服務。
對於新社員的輔導由其重要,須不定時舉辦扶輪知識講座以增進新社友對扶輪的認識,並加強新社友與資深社友間的互動與關心,增加聯誼是留住新社友的重要關鍵,適時邀請新社友投入社務運作及社區服務的工作行列。
- 社務服務委員會將秉承理事會之方針,與各委員會保持密切的連繫,協調推動個項服務活動。
- 籌辦社務行政會議,讓社友參與規劃過程,並常保社友知悉扶輪活動的消息。
- 社務服務委員會應推動以下社務服務各委員會主委完成年度各項年度工作目標。
財務委員會
出席委員會
節目委員會
聯誼委員會
糾察委員會
饍食委員會
社刊委員會
資訊委員會
社訓練師
休閒管理委員會
高爾夫球委員會
財務委員會
- 鼓勵社員逐月繳清社費,並促進新社員辦理信用卡支付社費。
- 編製財務收支及費用報告表,應收帳款及繳費明細表。
- 月收支帳與核對、簽認。
- 年度費用收支平衡之掌握,並隨時報告社長。
出席委員會
出席是任何成功扶輪社的主要指標。因為出席率下滑往往意味著有更嚴重的問題,應盡快採取行動來逆轉這種趨勢。每位社員應出席例會,社員出席例會時間達六十%視為出席。
- 鼓勵出席扶輪社例會,並表揚百分之百出席之社友,如未能出席本社例會應鼓勵其在友社例會補出席;
- 以電話提醒缺席例會之社友出席例會或相邀到友社補出席,並使全體社員明瞭出席規定。
- 設法消除影響出席率的不良因素,訂立全體社員出席所有扶輪集會的鼓勵方法,包括出席社友例會地區年會、國際會議、地域會議及國際扶輪年會。
- 鼓勵社友及社友夫人出席地區年會。
A、重點工作:
- 對新社員強調定期出席的重要性。
- 聯繫社友出席年度各項活動(四大節目、社區、職業、國際……等服務),以各爐邊會為個體,分工合作,加強宣導。
- 鼓勵社友補出席,由主委、出席主委或聯誼主委邀約缺席社友至他社補出席。
- 表彰出席記錄優良的社友,連續六個月出席率達100%之社友,社長於例會中表揚或授證慶典中表揚。
- 了解未出席社友狀況,並納入檢討工作中。
- 以電話與書面邀請友社參加每週例會。
- 鼓勵社友參加地區年會、國際扶輪年會與地域會議。
- 向總監辦事處報告每月例會出席率。
B、以爐為團隊,每月安排一位社友擔任爐主,地點可在社友家或公司,並以家庭聚會之方式增進彼此間感情之融洽,加強爐員間聯繫邀約出席,爐邊會時亦可請扶輪知識主委宣導扶輪知識。
節目委員會
- 節目主委除提前一~三個月將每週節目安排妥當外,社友亦會推薦不同領域之演講者蒞社演講,藉由社友推薦不同職場領域的優質演講者,讓每週節目豐富精采。
- 擔任例會司儀,並為本社準備並安排所有集會的節目,尤應包括社慶節目。
- 設法使節目能均衡推廣扶輪社之四大服務;讓節目與扶輪社目前進行的計畫與活動以及關注的議題相關。
- 讓各委員會輪流負責安排節目。
- 活潑例會節目,激勵社友踴躍出席。在特殊節日、星期、月份安排特別節目。
重點工作:
- 協助社長、秘書遵循本社全年節目計畫表,廣邀各行各業菁英專家至本社演講,並備禮品贈送外聘演講人。
- 安排扶輪社社友職業報告,以本社社友為優先。學習扶輪菁英的優點。
- 安排資深社友或前社長作簡短演講及教育扶輪常識。
- 安排溫馨節目歡迎新社友的加入及表揚特殊事蹟表現的社友,使全體社友分享其榮耀。
- 配合社內重大節慶及與外社聯合例會的節目安排。
- 在社刊預告次週節目,如遇偶發情況,應妥善安排變更節目。
- 遇四大節慶:父親節、中秋節、年終、母親節等眷屬聯歡或特別活動,將與相關委員會協力籌備節目事宜,以提高社友及眷屬之參與興趣。
聯誼委員會
聯誼是指扶輪社所培養的同志情誼。這種精神往往可讓社員持續積極參與扶輪社的活動與計畫。
- 增進社員間的相識及友誼;
- 鼓勵社員踴躍參加本社的各種娛樂與社交活動;
- 歡迎友社社員及來賓訪問;
- 達成社長或理事會為本社之目標所提出的工作。
- 鼓勵並加強與本社之聯誼活動。
工作重點:
- 對內方面:
(1.)在會議中佩戴名牌俾容易相互介紹,並安排座位輪調,確保社員彼此認識。
(2.)在社刊中刊登各種社員及社交活動的消息,掌握社友方向、重視社友間之聯繫。
(3.)在例會節目與社刊中紀念重要日子,例如生日與紀念日。
(4.)了解社友心態及社友環境變化。
(5.)隨時提供任何有關社務推廣運作情況予社長參考。 - 對外方面:
(1)關心同一社區他社之年度扶輪運作、發展情形,隨時提供本社參考。
(2)兄弟社、友好社授證及聯合社會服務之了解與安排。
(3.)指定不同社員招待及介紹來訪之友社社友及貴賓,使來訪者有親切與賓至如歸之感。
(4.)將配偶及眷屬納入扶輪社聯誼及服務活動,引導共同參與本社一切對內或對外之活動。
(5.)推動四大節慶並鼓勵社友眷屬參加聯誼。
(6.)每月辦理社友、夫人生日慶祝活動及結婚週年慶。
(7.)注意爐邊會成效是否達到社友間聯繫之意義。
(8.)藉由高爾夫球活動及登山等活動,達到與友社、兄弟社間之感情交流。
(9.)他們生病、或有困難時給予協助。
(10.)在家中有人去世時給予悼念。
(11.)慶祝生日、結婚、與畢業。
糾察委員會
重點工作:
- 例會慶典會場秩序維持(例會時提醒社友們手機轉振動模式)。
- 社員服務、儀容、名牌徽章之佩帶。
- 例會結束前報告當天紅箱或拍賣收入,並向幹事小組簽認金額。
- 主持樂捐、拍賣活動。
- 配合社區主委,籌備服務基金。
- 關心社友喜、喪動態及例會I.O.U。
膳食委員會
- 隨時掌握餐廳出菜速度,並注意菜色之變換、口味及衛生。
- 遇有擴大性質之集會,應與有關委員事先研討會場之準備工作,對菜單應特別掌握菜色種類、數量應求不舖張、浪費。
- 一切戶外聯誼之膳食工作籌備。
社刊委員會
- 社員投稿、社友動態、社友專訪,促進聯誼:鼓勵社友投稿社刊,閱讀社刊,讓社刊可以一方面傳遞社友各項扶輪質訊與社內訊息,並成為社友抒發心昊與感情分享的園地。每週出刊一次,每次四頁,內容包括社友投稿文章、最新社友動態、扶輪訊息、R.I及地區訊息…等,並每週E-mail社刊給社友、兄弟社,使未能出席的社友也能藉由社刊而有參與感。
- 提供未來扶輪社活動的時間表並鼓勵出席;
- 宣佈每週例會、報告下次例會節目;
- 報告前次例會概況重點;
- 從事於所有社員之扶輪教育工作;加強扶輪知識之宣導
- 報導扶輪社會議、地區會議與全球扶輪計畫消息;
- 報導社員生活中的特殊事件,來促進社員的聯誼。
- 編排授證特刊及工作計畫書。
- 討論扶輪社目標和計畫
- 解決扶輪社及國際扶輪所面臨的重要議題
- 宣傳扶輪社服務計畫,增進社員參與
重點工作:
- 設置「社友活動欄」於每週例會分發,隔週於社刊刊登。
- 刊登本社活動內容於社刊中。
- 報導本社預定舉辦的各項節目及活動時間、地點、內容。
- 專訪社友動態並刊登報導之。
- 刊登兄弟社、友好社、扶青團等活動訊息。
- 刊載下次例會節目及灌輸扶輪知識。
- 編排授證特刊及工作計畫書。
資訊委員會
重點工作:
- 社內網站資訊管理。
- 協助社內全球獎助金申請。
- RI網站登錄。
社友休閒管理活動委員會
重點工作:
- 鳳南隊高爾夫球隊,配合兄弟社、友好社、敘聯誼,以及配合總監盃及各社授證盃球賽。
- 鳳南隊慢速壘球隊配合友好社、各社、總監盃球賽。
- 社友暨寶眷登山健身、自行車聯誼,提案申請,理監事決議,社內公告發函邀請社友參加。
- 歡迎社友暨寶眷參加增加聯誼。